Milloin automaatio ei kannata

Myymme automaatiota, joten tämä voi kuulostaa oudolta. Iso osa kartoituksista päättyy silti siihen, että sanomme: tätä ei kannata automatisoida. Ainakaan vielä.

Se ei ole kohteliaisuutta. Huono automaatio maksaa kahdesti: ensin rakentaminen, sitten vuosien ylläpito ratkaisulle, joka ei säästä mitään. Tässä ovat tilanteet, joissa sanomme ei useimmin.

1. Tehtävä tehdään harvoin

Jos tehtävä tehdään kerran kuussa ja se vie tunnin, vuodessa siihen kuluu kaksitoista tuntia. Mikään toteutus ei maksa itseään takaisin sillä ajalla.

Harvinaisessa tehtävässä on toinenkin ongelma. Kun automaatio vihdoin ajetaan, joku taustajärjestelmä on ehtinyt muuttua, eikä kukaan muista, miten sen piti toimia. Hyvä ohje ja valmis pohja ovat usein parempi ratkaisu.

2. Prosessi ei ole vielä asettunut

Automaatio jäädyttää prosessin siihen muotoon, jossa se rakennettiin. Jos tapa tehdä työtä muuttuu joka kuukausi, automaatiota korjataan joka kuukausi.

Uusi palvelu, uusi tiimi tai uusi järjestelmä kannattaa ajaa käsin muutama kuukausi. Vasta silloin näkee, mikä työssä oikeasti toistuu.

3. Poikkeuksia on enemmän kuin sääntöjä

Kysymme kartoituksessa aina, kuinka suuri osa tapauksista hoidetaan samalla tavalla. Jos vastaus on “riippuu”, ja sen jälkeen tulee kymmenen minuutin selitys, automaatio ei ole seuraava askel.

Ensin pitää kirjoittaa auki, miten poikkeukset ratkaistaan. Joskus jo se nopeuttaa työtä niin paljon, ettei muuta tarvita.

4. Tarkistaminen vie yhtä kauan kuin tekeminen

Tekoälyagentti ehdottaa ja ihminen hyväksyy. Se toimii, kun ehdotuksen tarkistaa sekunneissa. Jos jokainen ehdotus pitää käydä läpi rivi riviltä, koska virhe olisi kallis, säästö katoaa.

Tällöin kannattaa etsiä prosessista kohta, jossa virheen hinta on pienempi, ja aloittaa sieltä.

5. Ongelma on muualla

Usein työ ei ole hidasta siksi, että se tehdään käsin. Se on hidasta siksi, että tieto on kolmessa paikassa, hyväksyjä on lomalla tai sama asia kirjataan kahteen järjestelmään.

Silloin automaatio vain nopeuttaa sotkua. Yhteinen taulukko, selkeä vastuu tai yksi poistettu välivaihe voi ratkaista saman asian ilman ainuttakaan kielimallia.

6. Kukaan ei omista sitä

Jokainen automaatio tarvitsee ihmisen, joka huomaa, kun jokin menee pieleen, ja tietää, keneltä kysyä. Ylläpidämme toimittamamme ratkaisut, mutta asiakkaan puolella pitää silti olla joku, jolle tulokset kuuluvat.

Jos sellaista henkilöä ei löydy, automaatio hiipuu muutamassa kuukaudessa. Ensin kukaan ei katso sen tuloksia, sitten kukaan ei huomaa, että se on pysähtynyt.

Nopea laskelma

Kun mikään yllä olevista ei osu, laske, mitä käsityö maksaa vuodessa: tunnit viikossa, viikot vuodessa ja tunnin hinta sivukuluineen. Laskun voit tehdä tekoälyagentin hintaa käsittelevän kirjoituksen ohjeella. Jos luku jää pieneksi, automaatio ei kannata, vaikka se olisi teknisesti helppo.

Mitä tehdä sen sijaan

Kun automaatio ei kannata, jokin muu yleensä kannattaa:

• kirjoita prosessi auki ja sovi poikkeusten käsittely
• poista välivaiheet, joita kukaan ei tarvitse
• kokoa tieto yhteen paikkaan
• palaa asiaan, kun prosessi on pysynyt samana muutaman kuukauden

Puolen tunnin maksuttomassa kartoituksessa käymme läpi, kuuluuko teidän toistuva työnne tälle listalle vai sille, jonka automatisointi maksaa itsensä takaisin. Kumpikin vastaus säästää rahaa.